使用FlowUs 、Notion笔记软件进行文件管理?

白Lk白的白白 白Lk白的白白 2022-06-24 15:44

文件管理中常见的问题

缺少秩序

相信很多人从学生时代,便开始被文件管理所苦恼。这一状态甚至延伸到了进入职场以后。在我们的笔记本桌面文件夹或者下载文件夹,经常可以看到各种堆积如山的文件十分混乱摆放在一起。我们看到的是一座文件堆积的垃圾山。在我们需要的时候,却经常找不到自己所需要的文件。我们的文件缺少秩序,是文件管理所遇到的第一个问题。究其原因,是因为我们懒,没有及时整理文件吗?或许是,但这不是全部原因,也不是主要原因。

缺少安全

文件管理的第二个问题便是缺少安全性。我们的文件很容易由于各种误删等操作被删除。其中,可能拥有各种宝贵数据。本着数据无价的理念,我们便又找人协助,或者自己动手,使用一些数据恢复工具尝试找回丢失的数据。

缺少分享

在我们所存储的各种文件中,有相当一部分文件并不是仅仅为了自己查阅,而是有很多文件是需要和他人进行协作分享的。在互联网发展初期,邮箱便成为一种重要的分享文件的强大效率工具。近年来,随着互联网的发展,微信等社交媒体或者百度网盘等工具也成为人们分享文件的重要利器。然而,微信的文件存储限制颇多,并且经常由于没有及时下载和保存而时效。而百度网盘等工具则对上传和下载、以及存储空间存在一定的限制。有没有更好的文件分享方法?

让文件管理嵌入使用场景

我们如何解决文件管理中所遇到的缺少秩序、安全、分享等问题呢?

针对文件管理混乱问题,解决方案是设计一套遵循特定规则的命名系统,对文件进行分门别类。

针对文件数据安全问题,解决方案是采用多种备份方式。完美解决方案是本地存储+多种云端备份。其中,云端备份包括使用支持 Webdav 技术的云盘,比如坚果云。或者使用一些支持即时备份的同步云盘,比如 iCloud、OneDrive.

针对文件分享问题,微信或者网盘成为人们的主要解决方案。然而,这些方案并不完美。

有没有更好的文件管理解决方案? 上述解决方案,第一点比较难以实践。对文件进行严格地分门别类,很多人并做不到。问题出现在哪儿?这是因为我们没有及时处理。没有及时处理的原因在于,没有和我们的使用场景有机结合起来。比如,很多文件下载的时候,我们需要暂存。当我们需要的时候,却又找不到了。如果文件能与我们的使用场景紧密结合,就不存在这个问题了。比如,将我的任务、文件、笔记等内容整合在同一个面板区域。那么,当我们工作的时候,便可以像是在办公桌前取文件一样方便。

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基于上述理念,我选择了 FlowUs.

作为在线文档,FlowUs 支持数据实时备份。将来大概率也会支持版本历史记录等功能。如此,便解决了数据存储和备份的问题。作为文档协作应用,FlowUs 支持拥有多种权限的分享功能。如此,使用客户端或者微信小程序(已规划)便可以轻松将文档分享给伙伴。

3.事实上,上面两个功能已有大量同类产品做到了。我选择 FlowUs 的原因在于,FlowUs 支持文件夹页面——允许用户批量上传、下载文件/文件夹,并且可以免费预览文件。如此,我便可以将不同场景下的文件夹与对应的任务管理看板、Database 等整合在同一个界面内。

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点击文件,即可直接进行【文件预览】

如此,文件夹页面配合客户端、以及将来会上线的微信小程序功能,便形成了一个比较合理的文件管理方案。

参考文献

秩序、安全、同步 个人文件管理体系构建思路思想,在树上生长:树状结构 VS 网状结构,如何搭建你的知识体系?关于知识管理的一些新思考

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